Tổ chức thông tin hiệu quả
Cuối tuần, dọn dẹp những tài liệu và thông tin trên máy – mình chợt nghĩ về đề tài này nên viết lại để chia sẻ. Mình nghĩ đây là một nhu cầu chung của rất nhiều người. Tuy nhiên, các bạn lại không biết nên làm thế nào để hiệu quả.
Thực tế là phần lớn mọi người đều bị cùng một chứng bệnh như nhau về tổ chức thông tin: hỗn loạn, không cấu trúc, khi cần tìm thì chẳng biết tìm ở đâu. Hiểm hoạ hơn là: khi máy bạn hư, mọi thứ xong đời vì bạn không có backup.
Một điều cực kì quái dị ở những người trẻ là rất vội vàng và cẩu thả. Mỗi khi cần tìm gì thì y như rằng các bước sau sẽ diễn ra (1) mở hộp mail hoặc chat. (2) Tìm keyword liên quan hoặc cuộn miệt mài trong cửa sổ chat để xem người ta gửi mình thông tin đó khi nào. Hic, ko thấy rồi. (3) Mở File manager hoặc tìm trên toàn bộ các file của máy tính.
Mình già rồi. Làm cái gì cũng chậm. Đặc biệt lại bị chứng hay quên. Thành ra, mỗi khi làm gì thì ghi lại rõ ràng, backup mọi thứ. Sau đó, chỉ cần nhớ keyword hoặc làm theo thói quen thì tự nhiên sẽ tìm được thông tin mình cần.
Thôi thì mình sẽ chia sẻ lại một chút vài kinh nghiệm từ một tay lập trình viên già lẩm cẩm cho việc tổ chức thông tin. Nếu bạn nào thấy thú vị thì có thể thử. Nó hiệu quả cho một gã già khọm, hay quên thì hy vọng nó cũng hiệu quả cho bạn.
(Ghi chú nhỏ: nói vậy thôi chứ mình thấy mình vẫn còn sung sức chán. Mới 34 tuổi vào lúc viết bài này thôi. Đôi lúc vẫn còn thấy mình rất xì tin dâu. Ha ha).
Mình cần tổ chức những loại thông tin nào?
Trong cuộc sống của bạn có rất nhiều thứ cần tổ chức. Tuy nhiên, mình tạm phân loại ra những loại thông tin dưới đây mà mình thường xuyên phải quan tâm:
- Thông tin bảo mật riêng tư
- Tài liệu – sách vở – media
- Những ghi chú quan trọng, nghiên cứu để giúp công việc hiệu quả.
Ok. Giờ mình sẽ đi vào từng loại nhé.
Thông tin bảo mật riêng tư
Đây là thứ dzô dziên nhất trên đời cần phải nhớ. Nó bao gồm: tài khoản ngân hàng, mật khẩu mạng xã hội, và thông tin để đăng nhập vào hàng loạt các tài khoản/ hệ thống online…
Hiện tại thì mình chẳng cần nhớ bất kì mật khẩu nào nữa. Đơn giản là hiện nay có rất nhiều tool giúp bạn lưu trữ lại các thông tin này một cách an toàn. Ví dụ: 1password, Dashlane.
Điều duy nhất bạn cần nhớ chỉ là một mật khẩu chính để đăng nhập vào các tool này. Sau đó, nếu bạn sử dụng trình duyệt Chrome, bạn có thể download Chrome extension do các hãng này phát triển. Kể từ đó, khi đăng nhập vào bất kì website nào, bạn chỉ cần đăng nhập lần đầu. Từ đó về sau, nó sẽ giúp bạn lưu các mật khẩu và tự động đăng nhập vào mà ko cần phải gõ mật khẩu thêm lần nào nữa.
Ngoài ra, bạn có thể lưu trữ toàn bộ các thông tin tài khoản: từ credit card của ngân hàng đến FTP account/ thông tin đăng nhập vào server (nếu bạn làm sâu về system architecture như mình).
Bên cạnh đó, các tool này còn giúp bạn bảo mật hơn với những mật khẩu khó đoán/hack mà nó sẽ sinh ra và lưu lại khi bạn cần đăng kí account mới ở một hệ thống khác.
Mình hiện tại đang xài Dashlane – vì tool này offer package free và cũng tương đối khá tốt để sử dụng. 1Password thì bạn phải mua. Tất nhiên là có một số công cụ nữa nếu bạn muốn tìm. Tuy nhiên, mình đề xuất là nên sử dụng các công cụ được nhiều người biết, có tính năng hỗ trợ sync/backup.
Dashlane cũng offer thêm một tính năng khá hay để bạn review qua về mức độ bảo mật của mật khẩu của mình như thế nào (hình trên) và gợi ý cho bạn update các mật khẩu sao cho an toàn nhất.
Đồng thời, để đảm bảo an toàn và dữ liệu luôn được backup, mình thường xuyên export dữ liệu của Dashlane cho tất cả những thông tin bảo mật mình đã lưu và sync lên tài khoản cloud của mình. Bạn có thể làm điều này bằng tay. Tuy nhiên, do mình hơi lậm về lập trình nên mình sử dụng script để đồng bộ để không cần phải làm công việc tay chân này nữa.
Tài liệu – sách vở – media
Đây là các tài liệu/ file: từ tài liệu văn bản đến hình ảnh, video, sound track cho nhu cầu thường ngày của bạn từ công việc đến ăn chơi, nhảy múa.
Điều làm cho bạn khó nhớ khi tìm kiếm thông tin là bởi vì bạn tổ chức dữ liệu bừa bãi. Để tìm thông tin hiệu quả thì phải bắt đầu với một cấu trúc lưu trữ logic mà bạn quen thuộc. Dưới đây là cách tổ chức mà mình quen thuộc:
| Thư mục | Mục đích |
|---|---|
| Pictures | Lưu trữ hình ảnh, ăn chơi, nhảy múa |
| Music | Âm nhạc – những bài hát khoái nghe |
| Video | Phim ảnh các loại |
| Books | Sách và các tài liệu chuyên ngành |
| Working | Cấu trúc thư mục để mình làm việc |
Giờ sẽ đi vào chi tiết một chút.
Pictures
Chả mắc mớ gì mình phải nhớ mấy cái hình ảnh nào, dịp nào cho cực khổ. Bạn xài máy tính Windows, Mac, Linux – nó đều có công cụ mặc định để quản lý hình ảnh. Cứ chụp hình nào thì import thoải mái vào các tool đó. Sau đó, đánh tag theo từng sự kiện để sau này tìm lại cho dễ.
Tương tự cho Music và Video.
Mình thì không nghiện âm nhạc đến mức phải cần tổ chức gì cho hoành tráng. Chỉ cần dùng iTunes để tổ chức vài cái playlist thôi là ổn.
Books
Mình thường hay đọc sách. Do đó, mình có nhiều nhu cầu tổ chức để tìm cho dễ. Ở trên Mac thì có phần mềm iBook. Mình import các ebook mình có vào đó và đánh tag theo chủ đề mình hay đọc. Ở trên Windows và Linux thì hơi chuối, không có ứng dụng builtin. Hồi xưa khi mình còn xài Windows và Ubuntu, mình hay dùng Calibre – một ứng dụng khá hay để quản lý ebook.
Working
Cái này thú vị đây. Đa phần tất cả các bạn mà mình từng làm việc chung thì Working folder là một đống hỗ lốn. Dưới đây là một cách tổ chức thư mục mà mình áp dụng.
Mỗi công ty mình làm việc mình tạo một thư mục riêng. Dưới thư mục của công ty là những thư mục theo tính chất công việc. Trong ngữ cảnh của mình là: Proposal (chuyên dùng để lưu trữ tài liệu cho từng proposal), Projects (lưu trữ tài liệu liên quan đến từng project mình làm).
Đi sâu vào từng loại công việc, bạn có thể có các cách tổ chức thông tin khác nhau. Tuy nhiên, hãy định ra cấu trúc lưu trữ một cách logic và nhất quán cho từng loại công việc. Đừng để mỗi một công việc thuộc cùng loại lại có cấu trúc thư mục khác nhau.
Một ví dụ trong ngữ cảnh của mình, mỗi thư mục proposal luôn có cùng một cấu trúc như sau:
- Requirement: để thu thập yêu cầu từ khách hàng
- Solutions: ghi chú lại những giải pháp và research liên quan.
- Proposal: tài liệu cuối cùng để gửi đi – tổng hợp tất cả giải pháp, kinh phí…
Backup và lưu trữ
Những tài liệu và media này quan trọng đối với bạn. Vậy thì, hãy luôn đảm bảo nó được backup và đồng bộ liên tục. Có rất nhiều giải pháp để giúp bạn lưu trữ những tài liệu này ở thời điểm hiện tại như: Google Drive, Microsoft OneDrive, Mega, DropBox …
Thực tế thì mình xài qua gần hết các giải pháp lưu trữ này. Google Drive: mình sử dụng nhiều cho các công việc cá nhân. DropBox thì để lưu trữ media file. Tuy nhiên, gần đây mình thấy Mega cũng là một giải pháp khá thú vị. Thú vị là vì nó offer đến 50 GB lưu trữ cho gói free. 50GB thì tương đối đủ cho nhu cầu lưu trữ những tài liệu quan trọng của mình, kể cả ebook, music, hình ảnh …
Bạn chỉ cần đăng kí tài khoản và tải các công cụ trên về máy. Các công cụ này cho phép bạn chọn thư mục muốn sync dữ liệu để lưu trữ backup. Lại một lời khuyên nữa: bạn có thể chọn 1 công cụ hoặc nhiều công cụ lưu trữ ở trên để sử dụng. Tuy nhiên, hãy thống nhất một cách có tổ chức là: công cụ nào dùng để lưu trữ backup cho cái gì.
Những ghi chú quan trọng trong công việc và cuộc sống
Trong công việc, có những ghi chú mà bạn cần ghi lại. Đặc biệt đối với mình có một số thứ mình rất cần lưu lại để tham khảo hoặc để gợi nhắc lại khi quên như dưới đây:
- Bookmark: những URL mà mình đọc qua thấy hay và cần tham khảo sau này.
- Notes: ghi chú quan trọng trong công việc, meeting
- Lịch và công việc: lên lịch công việc để tránh mình không quên.
Bookmark
Mình sử dụng getpocket – một công cụ quản lý bookmark tích hợp với trình duyệt. Đọc bài nào thấy hay. Mình lưu lại và viết note lại cho mục đích sử dụng hoặc tìm kiếm sau này. Nó tự lưu trữ online nên mình cũng chẳng cần backup gì cả. Thực ra cũng còn khá nhiều tool khác. Nếu thích bạn có thể search và xài thử.
Notes
Trước đây mình dùng Evernote. Tuy nhiên, gần đây thì chuyển qua sử dụng Microsoft OneNote. Mỗi công cụ đều có cái hay. Evernote thì UI khá good và cũng có nhiều tính năng hay. Tuy nhiên, Evernote không cho phép mình group các ghi chú lại theo từng nhóm công việc. Cái này thì tuỳ theo sở thích mỗi người nên mình không nói công cụ nào hơn cái nào. Cả Evernote và OneNote đều cho phép sync dữ liệu online cả. Do đó, chẳng bao giờ bạn sợ mất thông tin.
Điều quan trọng để bạn tìm lại ghi chú dễ dàng là: đặt tiêu đề của ghi chú rõ ràng + đánh tag để dễ tìm kiếm. Nói vậy thôi chứ thật ra chỉ cần nhớ keyword là bạn có thể search ra khá nhanh cho những ghi chú đã lưu.
Nhiều bạn chọn cách tạo ra các file trên Google drive hoặc máy tính để ghi chú. Cách này không tốt lắm. Chưa kể là nếu máy của bạn bị hư thì các file ghi chú trên máy sẽ biến mất hết nếu không có backup. Evernote và OneNote được thiết kế chuyên biệt cho nhu cầu ghi chú cá nhân nên sẽ tiện hơn rất nhiều cho bạn.
Lịch và công việc
Để không quên những sự kiện sẽ diễn ra mình sử dụng: Google calendar. Công ty mình đang làm thì dùng Exchange. Tuy nhiên, các điện thoại thông minh hiện giờ đều hỗ trợ sync các calendar này dễ dàng.
Task: để tránh việc quên quên, nhớ nhớ những công việc phải làm, mình sử dụng Task management tool. Cái hiện giờ mình đang dùng là Wunderlist. Ngoài giang hồ còn đầy công cụ khác. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất trong việc lên lịch làm việc là: phân loại độ ưu tiên và lên lịch để thực hiện. Không phải sử dụng công cụ quản lý công việc là bạn có thể làm việc hiệu quả vì nó còn liên quan đến kĩ năng quản lý thời gian, điều phối công việc mà mình sẽ không trình bày quá sâu trong bài viết này.
Thật ra đề cập về quản lý email trong bài viết này hơi gượng ép. Bởi vì nó là một chủ đề hơi khó để viết ngắn gọn trong một mục. Thôi thì mình chỉ viết cô đọng vài nguyên lý chung:
- Tuỳ theo tính chất công việc của bạn, bạn có thể group email của mình theo từng nhóm. Nó tương tự cách bạn tổ chức cho thư mục làm việc. Tạo ra folder để gom nhóm các email là tính năng mà giải pháp email nào bạn dùng cũng đều có hỗ trợ.
- Nên tạo ra các filter để tự động phân loại email vào folder tương ứng.
- Nên đánh tag/phân loại các email để xử lý theo priority. Email client nào cũng có tính năng này. Nếu không có bạn có thể tự tìm extension để hỗ trợ. Nếu thật sự là ko có extension để hỗ trợ việc đánh tag/phân priority của mỗi email, nên đổi email client bạn đang sử dụng 🙂
- Nên có một folder là Follow up để đưa những luồng email mình cần theo dõi sát sao về tiến độ, thông tin.
Quan trọng hơn, luôn sync folder lưu trữ dữ liệu email của mình lên cloud (tham khảo các giải pháp cloud đề cập ở mục Tài liệu – sách vở – media) để đảm bảo mình không bị mất dữ liệu email một cách lãng xẹt.
Kết bài
Nhiều bạn đọc bài này nghĩ mình giống như đang quảng cáo cho mấy công cụ đề cập trong bài viết. Không phải :). Công cụ mình đề cập chỉ là để cho bạn tham khảo. Dưới đây mới là những nguyên lý thực sự bạn cần nhớ:
- Tổ chức mọi thông tin theo một cách nhất quán, logic.
- Nên sử dụng những công cụ giúp tổ chức thông tin. Chỉ cần nhớ những thông tin chính: mình lưu trữ loại thông tin gì – ở đâu (công cụ nào – nằm dưới nhóm nào).
- Tập thói quen lưu lại thông tin ngay khi bạn nhận được.
- Luôn đảm bảo dữ liệu của mình được đồng bộ và backup online.
Chỉ vậy thôi 🙂
Trân trọng.